Post vom 29. August 2023 auf Linkedin
Unter dem Titel „Alles neu? Die Beschaffungswelt im Wandel” fand am 22. August die IT Beschaffungskonferenz 2023 statt. So trafen sich an einem Hitzetag rund 400 Vertreter:innen von IT Anbieterinnen und beschaffenden Stellen im vonRoll Areal der Universität Bern.
Allein ein Blick auf die geplanten Keynotes und Fachsessionen machte klar: Der Wandel ist bereits im Gange. Themen wie künstliche Intelligenz, Datenschutz sowie Agilität und Nachhaltigkeit in der Beschaffung zeigen die Vielfalt an Themen und Druckstellen rund um die öffentliche Beschaffung auf.
Ein Aufruf zu mehr Mut und Spielräumen!
Trotz Wandel, das Beschaffungsrecht bleibt in seinen Grundsätzen bestehen. Das Bundesgesetz über die öffentliche Beschaffung (BöB) zum Gegenstand, den wirtschaftlichen und den volkswirtschaftlich, ökologisch und sozial nachhaltigen Einsatz der öffentlichen Mittel zu gewährleisten. Dabei soll das Vergabeverfahren transparent sein, alle Anbieter gleichbehandelt und nicht diskriminiert werden. Schliesslich soll auch ein qualitativer Wettbewerb gefördert werden, insbesondere durch Massnahmen gegen Korruption.
Um ebendiesen Gegenstand des BöB zu gewährleisten, sind heute Mechanismen und Prozesse auf beiden Seiten des Spielfelds etabliert. Diese machen die Beschaffung für sowohl für Auftraggeber:innen und Anbieter:innen zu einem langen, teils mühseligen und immer ressourcen-intensiven Prozess. Durch die Revision (IVöB) des Gesetztes soll nun der Qualitätswettbewerb gegenüber dem Prieswettbewerb gestärkt werden. Dank der Einführung verschiedener weicher, nicht-preisrelevanten Vergabekriterien werden die Qualität und die Nachhaltigkeit von Angeboten verbessert. So die Hoffnung. Angewandt öffnet dies neue Handlungsspielräume auf beiden Seiten – steigert aber auch das Potenzial für Spannungen und führt schliesslich eventuell gar zu Beschwerden oder Verfahrens-Abbrüchen.
Um dem technologischen Fortschritt und der Schnelligkeit der heutigen Welt zu begegnen, braucht es allerdings unbedingt mehr Spielraum und damit mehr Mut.
Problem > Lösung
Bei der Erstellung einer öffentlichen Ausschreibung haben die Auftraggeber:innen häufig schon eine Lösung des Problems im Kopf und beschrieben im Pflichtenheft bereits die Lösung, statt der Kreativität der Anbieter:innen zu vertrauen oder Agilität im Prozess zuzulassen. Max Reichen von der Liip verglich dies mit einer Geschichte zweier Dörfer …
Die beiden Dörfer sind durch eine Schlucht getrennt. Im Dorf A hat es die Kühe und die Milch im Dorf B die Käserei. Das Problem ist der Transport der Milch von A nach B. Der erste Gedanke: eine Brücke über die Schlucht. Diese Brücke soll eine bestimmte Länge haben, braucht zwei Spuren und muss eine Traglast von x Tonnen aushalten. Dabei sollte die Brücke aus Beton und Eisen sein und am liebsten Pink angemalt.
Anbieter:innen hätten eventuell noch ganz andere Ideen gehabt: eine Strasse runter in die Schlucht und wieder hoch, die auch gleich noch touristischen Mehrwert bietet oder gar eine direkte Pipeline? Oder doch eine Brücke aber nach modernsten Standards?
Entsprechend der Aufruf: Probleme ausschreiben. Keine Lösungen. Vertraut auf Kreativität. Auch dies braucht Mut und mehr Spielraum.
KI: Fragen über Fragen.
Zu Beginn Jahres wurde ChatGTP von OpenAI massentauglich. Die KI unterstützt heute beim Schreiben akademischer Abreiten, verfasst Management Summaries oder durchsucht Korpora an Dokumenten in Rekordzeit. Das Zeitalter der generativen KI ist keine Fantasie, sondern Realität – ein Paradigmenwechsel ähnlich der Einführung des Internets. Auch für die öffentliche Hand ergeben sich durch den Einsatz von KI viele neue Chancen. Die Entscheidungsfindung kann verbessert werden, repetitive Aufgaben werden automatisiert. Auch Verträge werden heute durch KI geschrieben. Natürlich bringt dies auch die altbekannten Herausforderungen der Trainingsdaten, des risikobehafteten Einsatzes von KI in bestimmten Kontexten oder auch der Haftung und des Urheberrechts mit sich. Aber auch die Tatsache, dass die KI primär gefallen will und teilweise ins Fabulieren abschweift.
Beschafft werden kann eine KI wie andere IT Systeme auch. Aber wie sollen Anbieter:innen die Zukunftsfähigkeit von technologischen Konzepten vor dem Hintergrund der KI garantieren? Und die Frage aller Fragen, wann ist der Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung sinnvoll und unter welchen regulatorischen Voraussetzungen?
Das Potenzial von Start-ups und kleinen Anbietern
Jana Janze von GovMarket und Sebastian Singler von PwC Switzerland plädierten für die vermehrte und verstärkte Zusammenarbeit der Verwaltungen mit Start-ups und kleinen Anbietern. Durch eine diversifizierte Zusammenarbeit mit kleineren Unternehmen ergeben sich für Behörden viele Vorteile wie beispielsweise eine reduzierte Abhängigkeit von Tech-Riesen und es entstehen neue, aufregende technologische Konzepte für die Verwaltung. Zudem kann im gleichen Zuge auch die Standortförderung gestärkt werden. Besonders die Schweiz hat viele spannende Tech-Start-ups und ist dank der akademischen Exzellenz für Innovation optimal aufgestellt. Der Bund hat mit den GovTech Challenges und der GovTech Innovation Exchange Börse im Juni bereis einen grossen Schritt in diese Richtung unternommen.
Bleiben allerdings das Beschaffungsrecht und der Beschaffungsprozess als Hürde für Start-ups und kleine Firmen. Viele können bereits Eignungskriterien oder die Anforderungen hinsichtlich Referenzen nicht erfüllen und müssen sich Zusammenschliessen, um die Ausschreibung stemmen zu können. Bietergemeinschaften oder die Möglichkeit, Subunternehmer mit anzubieten, werden allerdings auch heute immer wieder ausgeschlossen. So wird kleinen Anbieter:innen immer wieder die Tür vor der Nase zugeknallt. Auch an dieser Stelle – das Recht und den damit einhergehenden Werkzeugkasten wirklich zu nutzen, braucht Mut.
Aufruf zu mehr Mut in der IT-Beschaffung
Published on
Nicole Pauli 
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